No dia a dia, precisamos gerenciar inúmeras tarefas, tanto pessoais quanto profissionais e, não raramente, o tempo pode parecer curto para realizar todas elas. Na maioria das vezes, inclusive, optamos por fazer todas as atividades ao mesmo tempo, acreditando que estamos “no modo produtivo”. Mas e a qualidade desse trabalho?

Saber como organizar demandas por tempo e prioridade é um importante passo para alcançar uma produtividade verdadeira dentro de uma empresa e foi pensando nisso que separamos oito metodologias que te ajudarão a organizar suas atividades, equilibrar a rotina e, de bônus, promover uma boa e necessária saúde mental.

1. Scrum

Metodologia desenvolvida pelo piloto de aeronáutica Jeff Sutherland, o Scrum propõe que, assim como no desenvolvimento de aviões, os projetos sejam acompanhados sempre bem de perto e passem por mudanças de planejamento o tempo todo, com zero formalidades.

Para isso, o método Scrum defende que um projeto seja dividido em pequenos ciclos de atividades (sprints) e conduzido por reuniões frequentes (daily Scrum), de modo a alinhar o pensamento da equipe e aprimorar o trabalho.

Muito utilizada por times de desenvolvimento de softwares, o Scrum propõe três funções específicas: o Product Owner (ou “dono do produto”), Scrum Master (líder da iniciativa) e o time de desenvolvimento.

2. Teoria de Pareto

Outra alternativa que te ajudará a definir prioridades é a Teoria de Pareto. Desenvolvida pelo sociólogo Joseph M. Juran, a Teoria, ou “Princípio 80-20”, afirma que 80% das consequências advêm de 20% das causas. Ou seja, trazendo isso para as perspectivas de negócio, 80% do que você ganha ou busca advém de apenas 20% daquilo a que você se dedica.

Sendo assim, é preciso que haja prioridade e um exemplo de uso dessa técnica está exposto no livro “Aprenda como Einstein” de Steve Allen. Trata-se da busca pela aprendizagem rápida.

A proposta é contrapor a ideia de que precisamos saber de tudo ou nos concentrar em apenas uma coisa para obter sucesso. É priorizar o que você necessita saber de imediato, ao invés de se tornar um expert no assunto. Assim, o aprendizado pode acontecer por meio de vídeos, podcasts ou até por capítulos específicos de livros. As alternativas são muitas.

3. Matriz de Eisenhower

Criada pelo 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower, a matriz se baseia no seguinte princípio: “o que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”.

Com isso em mente, a proposta é que as tarefas sejam separadas em quatro quadros: as demandas imediatas, as agendadas, as delegadas e as eliminadas. Construindo esse quadro, será mais fácil visualizar as demandas e classificá-las em ordem de tempo e prioridade, facilitando bastante as tomadas de decisões.

4. Metas SMART

Uma outra solução que tem tudo a ver com metas é a metodologia SMART, publicada em 1991 por George Doran em seu artigo “Há uma Maneira Inteligente de Escrever Metas e Objetivos da Administração”.

A proposta é fazer com que o usuário escolha metas específicas, mensuráveis, atingíveis, realistas, e acima de tudo, realizáveis. Tudo isso em contraponto ao que muitos fazem: desempenhar várias tarefas ao mesmo tempo e perder o foco do que realmente é relevante.

Para isso, ao escolher as atividades, deve-se levar em consideração o tamanho de toda a demanda, o seu tempo de execução, seu grau de importância e se ela é alcançável no tempo estabelecido. O intuito é justamente finalizar a meta e partir para outras, a fim de se atingir o objetivo principal de fato.

5. Metodologia GTD

Criada por David Allen e explicada no livro "A Arte de Fazer Acontecer", a metodologia GTD (Getting Things Done) busca o equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal. Para isso, a GTD não foca nas prioridades e prazos, mas em pequenos lembretes e planos flexíveis.

Segundo o autor, o ideal é começar pelo mais fácil e, para esvaziar o cérebro, uma boa saída é registrar tarefas em algum lugar, como um bloco de notas ou celular, de modo que elas não ocupem os pensamentos e prejudiquem o foco da tarefa que está sendo realizada no momento.

Além disso, a GTD propõe cinco etapas: coletar ideias (projetos, sonhos, obrigações, etc); analisar cada ideia e decidir o que deve ser feito com elas (efetuar, delegar, agendar ou descartar); catalogar cada ideia em áreas da vida (trabalho, casa, hobbies, etc) e revisar diariamente cada ideia, reavaliando prioridades ou acrescentando novas obrigações.

6. Técnica Pomodoro

A próxima dica vai para quem tem tendência a procrastinar. Desenvolvida em 1988 pelo italiano Francisco Cirillo e exposta no livro “The Pomodoro Technique”, a Técnica Pomodoro é um método de gestão de tempo que pode ser aplicado no desempenho de diversos tipos de tarefas.

A metodologia é dividida em quatro blocos de 25 minutos (pomodoros), com pausas de 5 e 15 minutos entre eles. Dessa forma, são estabelecidas atividades para serem feitas em cada pomodoro, totalizando, ao final do ciclo, 1h40 de atividades e 30 minutos de descanso.

7. Kanban

Classificado como uma parte do Sistema Toyota de Produção, o método foi criado em 1940 com o objetivo de controlar o estoque de materiais e equilibrar a linha produtiva de automóveis.

De modo geral, a metodologia consiste em um quadro dividido em três colunas principais – “fazer”, “fazendo” e “feito” –, onde são dispostos cards com atividades específicas. Assim, toda a equipe vê o andamento das demandas.

Para que as atividades sejam feitas de maneira equilibrada, pode ser estipulado um número limite de cartões para cada coluna. Atualmente, um exemplo virtual desse tipo de metodologia é o sistema Trello.

8. Não Quebre a Corrente (Don’t Break the Chain)

Por fim, nossa oitava sugestão é que você não quebre a corrente! Sim, é exatamente isso que você leu.

Criada pelo humorista americano Jerry Seinfeld e usada por ele desde 1975, o método “Don’t Break the Chain”, ou “Não Quebre a Corrente”, busca estimular a continuidade de atividades, tornando-as um hábito. Para isso, a proposta é usar o calendário como um aliado e fazer um grande “X” vermelho após ser realizada a atividade programada naquele dia.

Ao ver o quadro sendo completado dia após dia, o estímulo de dar continuidade à “corrente” é grande e a constância na produção acontece. Segundo Seinfeld, a maneira mais eficaz de ser o melhor é praticar todos os dias e, para isso, visualizar o que está sendo feito para chegar lá pode ser o mecanismo necessário.

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